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计算机学院秘书处办公室

 

一、秘书处办公室的2019第一学期的主要工作

制定学生会名单通讯录以及采购学生会活动用品,在学生会内部,负责主席团和各个部门之间的沟通,协调配合各部门工作,努力促成各部门之间默契配合、通力合作,使学生会工作顺利,高效开展;协助老师完成文件处理工作,高效、及时、准确、到位的完成学生会的上传下达;负责协调学生会的工作,协调学生会各部门的工作以及学生会人员调配和管理;负责学生会办公用品的购置工作,定期清点秘书处的物品看是否有遗失,定期整理办公室和各部门的物资情况;负责各种活动的物品准备工作;建立值班制度,制作值班表、签到表,安排好人员值班,做好卫生清洁,定期整理秘书处,保持办公室干净整洁;每周跟例会,包括整个学生会的各个部门,分配好人员定期跟例会,做好例会的记录和总结,并且定期整理和归纳。打印重要会议、专家讲座、辩论赛、运动会所用的台签,在院里举行某些比赛后收集获奖人员名单并打印证书。 

二、工作分类

1、 纳新方面

1. 要求新成员热爱工作,坚持不懈

2. 选择对待工作认真负责,积极向上的同学

3. 选择有高度责任感和满腔热情的同学

2、工作方面

1. 介绍办公室的工作,让新成员了解这些工作中的特殊问题和复杂程度

2. 结合每个副部长的强项进行合理的任务分工

3. 制定一个确切的分配计划,将每份工作都落实到个人,做到责任分明

4. 定期开部门例会了解部门内的发展现状,看是否有问题需要我解决

3、交际方面

1.熟悉秘书处的工作环境及成员

2.鼓励新成员和其他部门的成员多交流沟通

3.和处长及其他部门部长一起组织全体会议,加强部门间的通信

4.召开部门会议让新成员进行自我介绍,以便工作的开展

4、学习方面

1.要求新成员学习努力有上进心,

2.让新成员尽量调节好学习和工作的关系,两者共同发展

3.强调学习成绩在部门工作的重要性,促使新成员更加努力的学习

 

 三、详细工作:

1、借物品:包括院旗、绶带、音响话筒、桌椅板凳、条幅等等。如果有班级和部门需要举办活动时借用这些物品,需填写物品借用申请表,经办公室签字后方可借走物品,并要按表格上的时间及时归还。

2、打印证书、聘书:学院进行职务任命时需要打印聘书,某项比赛结束后需要打印证书,均由负责人把名单发给秘书处办公室,办公室进行打印、盖章和封装和下发。

3、打印台签:各种会议进行前负责打印与会人员姓名,制作成红色标签的台签。

4、会议记录:对周一下午学生组织例会进行会议记录,及组织干事到学生会每个部门参加每周例会,并做好记录及时上交。

5、下通知:对学院举行会议时间地点进行下发通知,同时需要统计同学们个人信息或活动大会的参加者名单进行收集整合。

 

工作职责分配:

刘倩然:例会记录汇总、证书打印、台签打印。
李晓晨:表格汇总、下通知、汇总工作总结。
张 峰:布置会场、借用物品管理。